「摘要」推进农发行档案集约化管理体系建设是服务农发行现代化建设和高质量发展的关键环节。本文结合农发行甘肃省分行推进档案集约化管理体系建设实践，围绕当前档案管理中存在的问题提出思考建议，为推动全行现代化建设与高质量发展贡献力量。
「关键词」档案集约化 科技赋能 高质量发展
近年来，甘肃分行深入贯彻习近平总书记关于档案工作“四好两服务”的重要指示精神，认真落实《中国农业发展银行档案集约化管理体系建设规划（2020-2022）》《中国农业发展银行2021-2025年档案管理发展规划》（以下简称“两个规划”）重点任务和省分行“党建+四合一”机制与“三精”管理要求，坚持目标、问题、结果导向，统筹谋划、守正创新，全力推进档案集约化管理体系建设落地落实，积极为新时代高质量发展赋能助力。
一、推进档案集约化管理体系建设实践
甘肃分行始终坚持“党管档案”政治方向，锚定档案集约化建设“五化”任务目标，高站位谋划部署、高标准明确要求、高效率沟通协调、高质量督导落实，全力推动档案集约化管理体系建设取得积极成效。
（一）锚定档案组织体系扁平化管理目标，不断优化完善档案管理体制机制。一是成立省分行档案中心和14个二级分行档案中心，并明确档案中心主任，配备各级行内设职能部门专兼职档案人员280余名，档案管理组织进一步精健。二是组织完成县级支行档案上收，分批次将支行档案实体移交至二级分行统一保管，并在辖区内组织开展支行档案上收现场交叉检查验收，基本实现档案数据全行大集中、档案实体区域集中，进一步完善优化了档案管理体制机制和工作流程，同时有效节约了支行档案库房和人力资源。
（二）锚定档案制度体系化目标，进一步强化档案制度执行力。认真组织学习《档案法》及其实施条例和农发行“1+X+N”档案制度体系，坚持把档案制度宣贯和落实融入档案集约化重点任务推进、督导培训、检查验收全过程。全行档案员学制度、用制度、守制度的认识和自觉性进一步增强，档案制度执行力明显提高。
（三）锚定档案资源数字化目标，持续提高档案资源利用效率。一是开展存量档案清理，存量档案资源结构进一步优化，质量进一步提高。近年来，组织3次对全辖建行以来的超期限和超归档范围的存量历史档案开展清理鉴定和销毁工作，累计清理销毁30万余件、占比约38%。二是开展存量档案数字化加工，摸清家底，档案检索利用效率实现指数级提升。全辖补充著录存量档案电子条目信息60余万条；对80余万件档案实体（非密）粘贴RFID档案电子标签，对12万余个档案盒粘贴RFID档案电子标签，并在系统对应条目中写入标签信息；完成存量管理类文书档案数字化扫描180余万页，并逐件完成扫描文档双层PDF格式转换和电子原文挂接。随着全行电子档案“单套制”管理范围的逐步扩大，全行档案资源数字化转型提速，为拓展档案资源、节约存储空间、提高档案安全、促进信息整合，实现档案有效保存、规范管理、便捷使用奠定了扎实基础。
（四）锚定档案管理信息化目标，提高档案工作智能化、规范化管理水平。一是对档案中心库房进行智能化升级改造，为实现档案集约化管理提供良好安全保障。统筹研究、科学规划，完成省市行共15家档案中心库房选点布局；完成对白银分行等7家二级分行档案库房的基建达标改造，并完善相关设施和“八防”软硬件设备；根据总行统一安排，分两批对各级档案中心15间主库房和23间分库房进行智能化升级改造，配备各类智能化设备319台（套）；结合全省实际，组织对16间新增加的临时档案库房配备必备智能化设备48台（套）。二是做好数字档案管理系统推广应用，与库房智能化设备集成发挥综合效能。组织开展数字档案管理系统上线推广和库房智能化改造培训班，推动实现档案全生命周期信息化管理、全流程智能化管理，显著提升了档案收集、移交、归档、上架、盘点、借阅等各环节的精细化、信息化、智能化水平，提高了工作质效。同时，通过系统和设备的刚性管控约束，很大程度上降低了人为操作风险。三是组织开展档案盒规范化整改，有效满足档案智能化管理需求，显著提高库房档案的安全性、规范性和美观度。针对各级行档案盒使用过程中存在的突出问题，对照《中国农业发展银行视觉形象识别系统手册》要求，结合全省实际，印发《关于开展档案盒问题集中整改的通知》，统一制作下发各类档案盒样式和整改标准，组织各行按照“统筹整改、应改尽改、规范统一、节约成本”的原则，全面完成档案盒规范化整改工作。
（五）锚定档案队伍专业化目标，多措并举提升档案人员专业素质和能力。一是着力强化实践培训，指导各级行档案员解决集约化重点任务推进、数字档案管理系统操作、智能化设备应用等遇到的问题。组建甘肃档案工作微信群、甘肃档案集约化技术交流群，通过电话微信实时答疑、针对性编制下发操作手册、录制下发操作视频等方式，在档案工作各个方面给予详细指导。2022年以来，先后开展档案库房智能化建设轮训班、档案管理信息化跟班轮训10余期，组织或参加跨省跨市检查交流学习30余人次，举办线上和线下培训辅导60余次，下发检查通报和问题整改跟踪台账100余期。二是常态化开展理论培训，与实践锻炼互融共促，持续提升全省农发行档案队伍专业化能力。2021年以来，每年组织各级行专兼职档案人员参加国家和甘肃省档案专业技术人员继续教育培训累计700余人次，并取得资格证书。
在推进档案集约化管理体系建设过程中，甘肃分行着力做到“三个坚持一个强化”：
坚持党管档案、统筹推进。深刻认识档案集约化是一项复杂工程，按照“党委领导统筹抓、档案中心主任亲自抓、档案中心人员具体抓、各级内设部门分工抓”的模式，加强上下沟通、内外协调、密切配合，省市县三级行同频共振、同向发力，各级行党委均把档案上收纳入重要议事日程，与中心工作同研究、同部署、同考核，高效推进各项任务落实。
坚持系统思维和战略思维，始终着眼于档案长久保管、高效管理、便捷利用，统筹推进各项重点工作，周密制定规划方案，明晰目标任务、职责分工、实施路径和时间安排，严格落实工作责任和操作规范，做细做实基础工作。在严谨规范的前提下，深化与外包公司合作，借助外部专业力量，为集中、高效、规范完成档案重点工作提供有力保障。
坚持省行示范、引领带动。省分行坚定“走在前、做示范”理念，在抓好贯彻落实、提升工作质效、推动工作进展、提高专业能力、熟练技术操作等多个方面，始终坚持高标准、严要求，高质量推动省分行档案管理工作，积极争做表率。同时，充分发挥“指挥员”“督导员”“战斗员”“大后方”作用，深入调研、提早谋划，多措并举、探索实践，强化督导、狠抓落实，全力引领带动全省档案管理工作稳步向高质量发展迈进。
坚持守正创新、节本增效。为有效帮助各级行落实总行技术标准、节约服务外包费用，省分行档案中心探索实践了一套应用ABBYY FineReader软件实现双层PDF格式转换的可行路径。该方法应用成本低、操作步骤简捷，同时可实现自主、高效地进行双层PDF转换。经试点行应用成功后，推广应用到辖内各二级分行档案中心，预计可为全辖节约服务外包费用50余万元。充分发挥基层档案员主观能动性，鼓励并指导有能力有条件的分支行大胆研究实践，对取得成效的创新做法和经验在全省推广，凸显以点带面效果，推动全省档案工作质量同步提升。
强化服务保障、提供支撑。一是强化跟踪监督问效。在县级支行档案上收工作推进过程中，省分行分管行领导全程跟踪问效，及时掌握上收工作进展，对落后行进行电话约谈分管行领导，专题组织召开全辖档案上收督导视频会，听取二级分行“一把手”汇报档案上收工作，在基层行调研时坚持“两必”原则（必过问基层档案上收进展、必查看档案库房），积极推进档案上收工作。二是加大财务支持力度。积极为辖内机构档案库房改扩建、库房“八防”设施和智能化设备配备、档案盒换新印制、档案整理和数字化服务外包等工作提供充足财务保障，确保各项任务目标圆满完成。三是筑牢安全屏障。严格落实外包责任和保密要求，认真履行档案上收交接手续，强化档案系统数据安全。档案数字化和支行档案上收期间，全辖档案“零丢失”，未发生失泄密事件。
二、当前档案集约化管理体系建设中存在的主要问题
（一）档案集约化建设的基础仍需进一步夯实。一是档案中心库房建设方面仍存在较大制约因素。以甘肃分行为例，受办公楼整体环境影响，档案库容不足问题仍然比较突出，档案集约化管理可持续性方面还存在硬件短板；部分二级分行设立档案中心支行分库房数量较多，增大了集中进行档案标准化、规范化管理的难度，同时增加了多管理员用户的系统操作风险。同时，个别行档案库房还存在安全环境不达标、“八防”设施不到位的情况，档案安全保管存在一定安全隐患。二是档案集约化管理的科技支撑水平还需进一步提升。数字档案管理系统在系统功能完善、工作流程优化、操作便捷性、界面友好性等方面，还有待进一步开发和完善。批量接收仪、手持阅读器、移动盘点车等库房智能化设备存在系统版本升级流程复杂、维修维护成本高、界面错误提示不充分、档案电子标签识别精度不高等情况，在一定程度上影响了工作效率。另外，数字档案管理系统与库房智能化设备之间有时联动不畅，影响了集成综合效能的有效发挥。
（二）档案集约化管理效能发挥还不够充分。当前，全行档案工作已基本实现了“集”的要求，但在“约”方面，还处于初级阶段，集约化效能发挥还不够。主要表现在：一是各级行对档案集约化管理内涵的理解还比较模糊，不系统不全面不深入，导致工作方向把握不精准、工作目标不清晰；二是档案收集、整理、移交、归档、保管、利用、销毁等工作标准化、常态化机制尚不完善；三是档案“重藏轻用”现象还比较普遍，档案数据和内容价值挖掘还不充分。
（三）档案集约化管理体系建设保障机制还需进一步完善。一是档案队伍建设需进一步加强。专职档案员配备要求在实际工作中难以有效落实，档案队伍总体专业素质能力有待进一步提升，工作中还存在不精细、不认真、不负责的问题。二是档案制度执行还不到位。近年来，总、省行已制定印发了若干档案制度办法，档案制度体系逐步完善。但部分基层行对档案工作重要性认识不够，不及时跟进学习相关制度办法，对新要求新规定的学习理解不准确、不深入，沿用开展档案工作，工作中贯彻落实不到位。三是档案监督考核机制需进一步完善。与传统档案管理方式相比，新形势下档案管理工作方式、内容和要求均已发生明显改变，迫切需要对监督考核管理机制进行更新和完善，以更好发挥督导作用。
三、加强档案工作集约化管理体系建设的思考
（一）进一步夯实档案工作集约化管理基础。一是立足当下着眼长远，统筹规划智能化档案库房达标建设。要严格控制实体档案归档范围，建立档案销毁工作常态化机制，最大程度节约档案库房有效利用空间。要积极推动档案管理方式向数字化管理全面转型，依托数字档案管理系统，持续深化电子档案“单套制”管理，大力拓展电子文件“单套制”归档范围，降低增量档案库房资源占用率。要严格落实档案库房建设要求，结合实际、统筹谋划办公楼基建和智能化档案库房达标建设，统筹抓好“人防”“物防”“技防”各项举措，积极构建“三位一体”的档案库房安全保障体系，筑牢档案安全“防火墙”。要加大财务支持，设立档案库房基础建设财务专项指标，有效减轻各级行档案库房基础建设财务压力，为各级行顺利开展档案库房达标建设、实现档案集约化管理和档案实体区域集中保管提供充足财务保障。二是坚持守正创新，强化科技赋能。要充分发挥科技对档案工作的引领和支撑作用，推动档案工作与新技术深度融合，充分借助信息化管理手段，安全、规范、高效地做好档案“收、存、管、用”工作。要更加精准、深入地挖掘农发行数字档案管理系统需求，进一步优化完善档案系统功能应用，合理优化改善档案库房智能化设备性能，进一步增加与数字档案管理系统的综合集成度，持续提高系统和设备的稳定性、可用性和便利性，确保为实现档案全门类信息化管理、全流程智能化管理提供有效科技支撑、安全保障和刚性约束。
（二）充分发挥档案工作集约化管理效能。一是坚持党建领航，把准政治方向。农发行档案记录了贯彻执行国家政策、支持农业发展的履职发展全过程，具有重要意义和核心价值。钱文挥董事长强调“档案工作非常基础、非常重要，要做到管理集约化、人才专业化、设施现代化、内容数字化”。要坚决贯彻落实中央金融工作会议精神，始终坚持“党管档案”，站在“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的高度来认识和看待档案工作，树牢“档案是农发行的重要金融资产”“档案合规是内控管理基础”的理念，统筹谋划推进档案“四个体系”建设，确保档案工作始终沿着正确的政治方向不断前进。二是深化对档案集约化管理的认识。档案集约化管理是一项系统工程，是一个粗放式管理到精细化管理的过程，是一个动态的、逐步优化的过程。档案集约化管理的基础是“集”，精髓在“约”。通过标准化、环节集约、功能集约和资源集约等方法，实现流程的优化、效能的提升和资源的高效利用，目标是实现档案规范性管理、提高档案管理效率、提升档案质量、有效节约成本、实现资源共享，最终实现档案工作“存史、资政、育人”根本任务。三是进一步优化完善档案业务流程机制。要深入研究现行档案业务流程，了解实际需求和痛点，找出存在的瓶颈和问题点。要充分利用数字化、信息化技术，鼓励创新思维和方法利用，去除繁琐、不必要的环节和步骤，使流程更加简洁高效，同时制定统一的标准和规范，细化制定工作手册、配置模板、操作流程图、问题指南等，确保档案业务操作的一致性。要建立监控和评估体系，定期对优化后的流程机制进行监测和评估，查看实际效果，并及时调整和改进。四是积极向“藏用并举”转变，不断提升档案利用价值。在当今信息社会，档案管理人员要与时俱进、更新观念、改变思路，从封闭、被动的“重藏轻用”型档案利用模式，向开放、主动、服务型的“藏用并举”型档案利用模式转变。一方面，要妥善做好档案收集、保存和管理工作，确保档案的完整性、真实性和安全性，将具有历史价值和重要意义的档案资料有效留存下来。另一方面，要着力强化档案信息资源和服务意识，充分利用信息化、智能化管理手段，对档案信息和内容进行充分挖掘和合理利用，提高档案的公开和透明度，建设特色档案，开展编研工作，最大限度发挥档案的利用价值，为农发行业务高质量发展服务。
（三）持续强化档案工作集约化管理保障。一是强化人员保障。要加大专业化人才引进力度，用专业的人干专业的事。要积极而稳妥地推进档案服务外包，借助专业团队力量，提升档案管理工作效率和规范化水平。要加大培训力度，统筹理论教育与实操培训，从基础工作、重点任务和薄弱环节入手，分层次分专题举办培训班，重点培养信息化条件下的复合型人才。建立系统档案骨干人才库，进一步明确省、市行专职档案员配备指标和待遇标准，拓宽专职档案管理员成长通道，增加档案队伍的稳定性和磁吸力。要开展常态化立体式交流学习，在总、省行层面，建立健全协同发展机制，深入加强各级档案中心人员横向纵向沟通交流，积极组织开展跨地域的线下考察调研、检查督导、课题研究等，并在教育培训、档案编研、考评督查中充分发挥骨干人才的积极作用，在农发行档案队伍中形成“比学赶超”良好氛围，积极推动各行档案工作高质量高水平发展。二是狠抓制度执行。深入组织学习新修订的《档案法》和农发行档案各项制度规定，增强档案管理法治思维和保密管理，准确把握档案工作“准绳”。进一步加强对档案制度的解读宣讲，加大对制度执行力的检查力度，把制度执行情况纳入档案工作考核范畴。三是完善考核监督管理机制。要进一步完善责任体系和考核监督机制，明确职责、压实责任，并充分发挥考核的“风向标”和“指挥棒”作用，把管理和督导抓在经常、严在日常，切实做到上下贯通、执行有力。
